Le cahier des charges d’un assistant IA sur mesure, à remplir
Huit rubriques à remplir avant de construire. Pour éviter l’assistant qui répond à tout et ne sert à rien, et pour parler à un prestataire avec un périmètre, un délai et un coût.
- La distinction assistant / agent, et la règle pour choisir.
- Huit rubriques à remplir avant d’écrire une ligne de code.
- Une recette sur vingt cas réels, avec un seuil fixé avant de tester.
8 pagesPDF · lecture 7 min
- 8 pagesModèle PDF, à imprimer ou à faire circuler en interne
- 7 minLe temps de lecture, tableaux compris
- 8 rubriquesPérimètre, données, garde-fous, recette
Ce que vous trouverez dedans
- Assistant ou agent : la distinction, et la règle pour choisir.
- Les huit rubriques, avec les questions que nous posons en cadrage.
- Les garde-fous : ce que l’assistant décide seul, soumet à validation, ne fait jamais ; ce qui entre et ce qui n’entre jamais.
- La recette sur vingt cas réels, avec un seuil d’acceptation fixé avant de tester.
- Le modèle vierge, à remplir avec l’équipe qui fera la tâche.
Pour qui : Responsables métier et DSI qui veulent cadrer un premier assistant ou agent, avant de consulter un prestataire ou de le construire en interne.
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Voir les autres ressourcesQue doit contenir le cahier des charges d’un assistant IA ?
Huit rubriques, deux pages. Chacune se remplit en quelques lignes, avec les personnes qui font la tâche. Pour chaque rubrique, la question à se poser et un exemple de réponse, pour un assistant de rédaction des propositions commerciales.
| Rubrique | La question à se poser | Exemple |
|---|---|---|
| 1. Contexte et objectif | Quelle tâche, aujourd’hui, et qu’est-ce qui doit changer ? | Chaque proposition part d’une ancienne, réécrite à la main ; l’objectif est un premier jet à relire, plus une page blanche. |
| 2. Périmètre | Que fait l’assistant, en une phrase ? Que ne fait-il pas, en trois ? | Il rédige le premier jet à partir de la fiche du rendez-vous. Il ne fixe aucun prix, n’envoie rien au client, ne traite pas les appels d’offres. |
| 3. Utilisateurs et fréquence | Qui l’utilise, à quelle fréquence, depuis quel outil ? | Les commerciaux, depuis le navigateur ; un relais interne ajuste les consignes et lit les journaux. |
| 4. Données et sources | Quels documents, à jour, et qu’est-ce qui n’entre jamais ? | Les propositions signées de l’année et la grille des offres ; jamais les conditions négociées d’un client nommé. |
| 5. Outils et connexions | Lecture seule ou écriture ? Où tournent le modèle et les données ? | Lecture seule du dossier des propositions, outil en version entreprise. |
| 6. Garde-fous | Que décide-t-il seul, que soumet-il à validation, que ne fait-il jamais ? | Il propose un brouillon, le commercial le valide, rien ne part sans lui. |
| 7. Recette | Sur quels cas réels le tester, et avec quel seuil ? | Vingt propositions récentes, dont cinq difficiles ; aucun résultat inacceptable et seize conformes sur vingt. |
| 8. Indicateurs et suivi | Quel indicateur de temps, quel indicateur de qualité, quel point de départ ? | Temps par proposition et nombre de reprises, relevés avant la mise en production. |
Exemple type, à adapter : il ne décrit aucun client réel. S’il vous faut dix rubriques, le périmètre est trop large : coupez-le en deux assistants.
Quelles données et quels outils faut-il lister ?
Les documents, les bases et les fichiers que l’assistant lira : où ils sont, s’ils sont à jour, qui les maintient. Puis les outils : lecture seule ou écriture, les interfaces qui existent déjà, qui donne les accès, et où tournent le modèle et les données.
Confiées à l’assistant
Documents internes non sensibles, procédures, modèles, consignes, données déjà anonymisées.
Jamais confiées
Données de santé, données bancaires, secrets industriels non anonymisés, données personnelles au-delà du besoin, tout ce que votre politique interdit.
Trois garde-fous à exiger
Une version entreprise dont les conditions excluent l’usage de vos données pour l’entraînement, un journal de chaque action lisible sans compétence technique, et un bouton d’arrêt.
Pour fixer ces règles pour toute l’équipe, et pas seulement pour un assistant : notre modèle de charte d’usage de l’IA, en téléchargement direct.
Comment écrire les critères d’acceptation ?
Un assistant se recette comme un logiciel : sur des cas réels, avec une réponse attendue, avant la mise en production. Le seuil se fixe avant de tester ; fixé après, il se cale sur les résultats.
- Réunir vingt cas réels et récents, dont cinq difficiles ou ambigus.
- Écrire pour chacun la réponse attendue, et ce qui serait inacceptable.
- Faire tourner l’assistant et noter chaque cas : conforme, à corriger, inacceptable.
- Fixer le seuil avant de tester, par exemple aucun inacceptable et seize conformes sur vingt.
- Recommencer après chaque ajustement des consignes, sur le même jeu de cas.
- Garder le jeu de cas : il servira à chaque évolution de l’assistant.
À quoi ressemble le document
-
Page 3 · Assistant ou agent : décider d’abord
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Page 5 · Les huit rubriques (5 à 8)
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Page 7 · La recette, puis le modèle vierge
Un assistant qui fait une chose, bien, dans vos outils.
La plupart des projets d’assistant échouent sur le périmètre, pas sur la technique. Les huit rubriques forcent les décisions qui coûtent cher quand elles sont prises après : ce qu’il fait, avec quelles données, ce qu’il ne fait jamais, et comment on saura qu’il marche.
- Le périmètreUne tâche, une équipe, un format de sortie. Ce qui reste dehors est écrit noir sur blanc.
- Les garde-fousCe qu’il décide seul, ce qu’il soumet à validation, ce qui n’entre jamais dans l’outil.
- 20 cas réelsLa recette se prépare avant de construire, avec son seuil d’acceptation.
Comment estimer le budget en jours ?
Le cahier des charges est ce qui rend un devis possible : sans périmètre écrit, un prestataire chiffre une hypothèse. Le budget se compte en jours, sur quatre postes : le cadrage, la construction, la recette sur les vingt cas, puis le suivi des premières semaines.
Trois rubriques font varier le nombre de jours : les connexions (lecture seule ou écriture dans vos outils), les garde-fous (ce qui passe par une validation) et l’état des données de départ. Comptez à part ce qui suit la mise en production : qui fait vivre l’assistant, et à quel coût.
Chez nous, le développement se chiffre en jours, sur un devis validé avant de construire, et tout ajout passe par un avenant ; premier agent en production en 4 semaines. Le détail : le développement IA sur mesure.
Qui rédige : vous, l’agence ou les deux ?
Les deux, dans cet ordre. Vous remplissez les quatre premières rubriques avec l’équipe qui fait la tâche : contexte, périmètre, utilisateurs, données. Personne d’autre ne les connaît.
Les outils et les garde-fous se complètent avec le prestataire et votre DSI ou votre prestataire informatique. La recette et les indicateurs se fixent ensemble, avant de construire : c’est ce qui permettra de dire, à la fin, si l’assistant fait ce qui était demandé. Si vous ne savez pas encore quel assistant construire en premier, commencez par la feuille de route IA, ou par un audit.
- Cabinet de courtage tourné vers les collectivités : quatre workflows n8n analysent les appels d’offres et contrôlent la conformité des contrats et des sinistres.
- Un appel d’offres s’analyse en 15 minutes au lieu de 3 h 30, et un contrôle de conformité prend 3 à 5 minutes au lieu de 45 : temps déclarés avant, observés en production.
- Le cas complet, avec ce qui a été mesuré et ses limites : Pilliot.
Vos questions sur le cahier des charges
Le modèle de cahier des charges est-il gratuit ?
Oui. Le PDF arrive par email après le formulaire et il est libre de diffusion dans votre entreprise : les huit rubriques avec leurs questions, les garde-fous, la recette sur vingt cas et le modèle vierge.
Assistant ou agent : par quoi commencer ?
Par un assistant si personne dans l’équipe n’a encore travaillé avec l’IA sur ce flux : il aide une personne, qui décide à chaque fois. Passez à l’agent, qui exécute une suite d’étapes dans vos outils, quand la tâche est stable et que vous savez dire ce qu’est une bonne réponse.
Combien de pages doit faire un cahier des charges d’assistant IA ?
Deux pages, huit rubriques. S’il en faut dix, le périmètre est trop large : coupez-le en deux assistants, avec un cahier des charges chacun.
Faut-il des compétences techniques pour le remplir ?
Non pour les quatre premières rubriques, qui décrivent la tâche, les utilisateurs et les données. Les questions de connexion et d’hébergement se posent ensuite à votre prestataire ou à votre DSI : le modèle les liste, pour que vous sachiez quoi demander.
Le document prépare la décision. Ces pages la prolongent.
Vous préférez qu’on le remplisse ensemble ?
Trente minutes avec un fondateur pour appliquer le document à votre contexte et repérer ce qui se lance en premier.
30 minutes pour poser le bon point de départ
Sans engagement. On regarde votre contexte, vos équipes et vos processus.
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