Pilliot : un appel d’offres analysé en 15 minutes
L’analyse des appels d’offres et le contrôle de conformité des contrats et des sinistres se faisaient à la main. Quatre workflows n8n s’en chargent, du dossier déposé au rapport.
L’essentiel, en un coup d’œil.
pour analyser un appel d’offres, contre 3 h 30 auparavant
Cabinet de courtage tourné vers les collectivités : il répond à leurs appels d’offres d’assurance, puis gère contrats et sinistres. Analyser un dossier d’appel d’offres prenait 2 à 4 heures, contrôler la conformité d’un sinistre 45 minutes, le tout à la main.
- 4 workflows n8n en production : analyse des appels d’offres, conformité des contrats, des sinistres à l’ouverture et des sinistres clos
- Un appel d’offres analysé en 15 minutes au lieu de 3 h 30, lot par lot, avec un avis pour y répondre ou non
- Un contrôle de conformité en 3 à 5 minutes au lieu de 45, rapport compris
Combien de temps prenait l’analyse d’un appel d’offres ?
Entre 2 et 4 heures par dossier, selon le temps déclaré par le client, le tout à la main. Le contrôle de conformité d’un sinistre prenait 45 minutes, celui d’un contrat 30 minutes. En production, le traitement d’un appel d’offres prend aujourd’hui 10 à 15 minutes.
| Tâche | Avant | Après | Mode de mesure |
|---|---|---|---|
| Analyse d’un appel d’offres | 2 à 4 heures | 10 à 15 minutes | Avant : temps déclaré par le client. Après : temps de traitement observé en production |
| Contrôle de conformité d’un sinistre | 45 minutes | 3 à 5 minutes | Avant : temps déclaré par le client. Après : temps observé en production, rapport compris |
| Contrôle de conformité d’un contrat | 30 minutes | 3 à 5 minutes | Avant : temps déclaré par le client. Après : temps observé en production, rapport compris |
Que font les quatre workflows ?
Ils tournent sur n8n, sur l’instance du client. Le premier analyse les dossiers d’appel d’offres, huit lots d’assurance, et rend un avis pour y répondre ou non. Les trois autres contrôlent la conformité des contrats, des sinistres à l’ouverture et des sinistres clos.
Les équipes déposent les dossiers sur le serveur de fichiers ; le workflow les traite sans intervention et repose le rapport au même endroit. La documentation et la procédure d’exploitation ont été remises au client. Nos projets n8n
Comment la conformité est-elle passée de 45 à 3-5 minutes ?
Le contrôle se faisait à la main. Le workflow lit les pièces déposées et produit un rapport : un score, les anomalies relevées et la nomenclature des pièces. Le temps de traitement observé en production est de 3 à 5 minutes par contrôle, rapport compris, contre 45 minutes pour un sinistre.
En recette, l’objectif de plus de 90 % d’extraction correcte a été atteint. La campagne de calibration prévue n’a pas encore été menée.
Qui garde la main sur la décision ?
Le cabinet. Pour un appel d’offres, le workflow rend un avis, lot par lot : répondre ou non reste la décision de l’équipe. Un référent côté client assure le dépôt des dossiers, le suivi et les incidents de premier niveau.
La part des dossiers relus par un gestionnaire n’est pas encore suivie : c’est l’une des limites notées dans la mesure ci-dessous.
Comment l’usage a-t-il été mesuré ?
Ce que nous pouvons dire de ce cas avec la méthode du protocole, et ce qui reste à mesurer.
| Champ | Ce que nous savons |
|---|---|
| Livré | Quatre workflows n8n en production sur l’instance n8n du client : l’analyse des dossiers d’appel d’offres (huit lots d’assurance, avec un avis pour répondre ou non) et le contrôle de conformité des contrats, des sinistres à l’ouverture et des sinistres clos. Documentation et procédure d’exploitation remises. |
| Utilisé | Oui, au quotidien : les équipes déposent les dossiers sur le serveur de fichiers, le workflow les traite sans intervention et repose le rapport au même endroit. Rien de ce qui a été livré n’a été abandonné (réponse du client, septembre 2026). |
| Population | Les équipes du cabinet qui traitent appels d’offres, contrats et sinistres ; un référent côté client assure le dépôt, le suivi et les incidents de premier niveau. |
| Définition de l’usage | Un dossier déposé et traité de bout en bout, avec un rapport produit : analyse et avis pour un appel d’offres ; score, anomalies et nomenclature des pièces pour un contrôle de conformité. |
| Point de départ | Temps déclaré par le client avant automatisation : 2 à 4 heures pour l’analyse d’un appel d’offres, 45 minutes pour le contrôle de conformité d’un sinistre, 30 minutes pour celui d’un contrat. |
| Résultat mesuré | Temps de traitement observé en production : 10 à 15 minutes par appel d’offres, 3 à 5 minutes par contrôle de conformité. Le gain d’heures (environ 190 heures par mois) est une estimation : volumes déclarés d’environ 200 contrôles et 20 appels d’offres par mois, multipliés par le temps économisé par dossier. |
| Précision | Objectif de plus de 90 % d’extraction correcte, atteint en recette. La campagne de calibration prévue (30 dossiers conformes, trois passages, cible 95 %) n’a pas encore été menée. |
| Limites | Temps avant automatisation déclaratif ; gain en heures estimé, pas mesuré ; précision à confirmer sur l’échantillon prévu ; part des dossiers relus par un gestionnaire non suivie. |
| Prochaine lecture | Campagne de calibration et lecture du volume réel sur 90 jours, avec le client. |
Méthode : notre protocole de mesure de l’adoption. Chiffres issus du bilan de mission du 16 février 2026 et des points de suivi, validés par le client en septembre 2026.
Ce qu’ils en disent.
Ce projet m’a permis de transformer une idée en une réalisation concrète, de travailler différemment et surtout de démontrer que l’innovation prend tout son sens lorsqu’elle répond à un vrai besoin.
Il ajoute : « Nous avons gagné en temps, mais surtout en visibilité et performance sur la contractualisation de contrats d’assurance. »
Ce qu’il dirait à une autre organisation.
Aux TPE, PME et collectivités
- « À toutes les TPE, PME et collectivités qui souhaitent transformer leur organisation pour qu’elle soit flexible et agile. »
Se faire accompagner
- « Se faire accompagner par une structure comme Kokoro, qui a un savoir-faire dans des environnements complexes. »
Rachid Dekiouk accepte d’échanger quinze minutes avec une entreprise qui envisage un projet comparable. Pour lui parler, demandez-le-nous pendant le pré-audit.
Vos questions sur ce cas.
Sur quel outil reposent les workflows de Pilliot ?
Sur n8n, installé sur l’instance du client. Les quatre workflows y tournent en production.
Les 15 minutes sont-elles mesurées ou estimées ?
Observées en production : 10 à 15 minutes par appel d’offres, contre 2 à 4 heures déclarées par le client avant l’automatisation. Le gain en heures par mois, lui, est une estimation.
Que reste-t-il à mesurer ?
La précision sur un échantillon : une campagne de calibration est prévue sur 30 dossiers conformes, en trois passages, avec une cible de 95 %. Puis la lecture du volume réel sur 90 jours, avec le client.
Peut-on échanger avec Pilliot avant un projet comparable ?
Oui. Rachid Dekiouk, DSI et risk manager de Pilliot Assurances, accepte d’échanger quinze minutes avec une entreprise qui envisage un projet comparable. Demandez-le-nous pendant le pré-audit.
Et si le prochain cas, c’était vous ?
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