Gemini dans Google Workspace à 24€/mois par utilisateur. Multiplié par 200 collaborateurs, cela représente 57 600€/an. Et si on vous disait qu'il existe une approche plus intelligente pour donner l'IA à toute votre entreprise tout en économisant plus de 60% ?
Cet article détaille une stratégie d'optimisation des coûts validée auprès de nos clients : remplacer les licences Gemini individuelles par une plateforme IA centralisée comme Dust. Avec à la clé des économies substantielles ET une meilleure expérience utilisateur.
Le problème des licences IA individuelles
Google pousse massivement Gemini comme add-on à Google Workspace. La promesse est séduisante : l'IA intégrée directement dans Gmail, Docs, Sheets, Slides. Mais cette approche pose plusieurs problèmes structurels.
Le modèle tarifaire de Google Workspace + Gemini
| Plan | Prix/utilisateur/mois | Gemini inclus ? |
|---|---|---|
| Business Starter | 6€ | Non |
| Business Standard | 12€ | Basique |
| Business Plus | 18€ | Basique |
| Enterprise | Sur devis (~30€) | Avancé |
| Add-on Gemini Business | +24€ | Complet |
Pour une PME de 200 personnes sur Business Standard + Gemini Business :
- Workspace : 200 × 12€ × 12 = 28 800€/an
- Gemini : 200 × 24€ × 12 = 57 600€/an
- Total : 86 400€/an
Le piège de la licence par utilisateur
Vous payez pour 200 licences, mais combien d'utilisateurs utilisent réellement Gemini quotidiennement ? Nos observations montrent un taux d'adoption de 15 à 30% maximum après 6 mois. Vous financez des licences dormantes.
Les limites de Gemini dans Workspace
- Contexte limité : Gemini ne connaît que le document en cours, pas l'historique de votre entreprise
- Pas de personnalisation : Impossible de créer des agents spécialisés par métier
- Silos maintenus : Chaque utilisateur travaille dans sa bulle, sans synergie
- Pas de connexion aux outils métier : HubSpot, Notion, Slack restent déconnectés
Comparatif des coûts : Gemini vs Dust
Prenons l'alternative Dust, plateforme française d'agents IA conversationnels, et comparons les modèles économiques.
Simulation pour 200 utilisateurs
| Critère | Gemini Business | Dust Pro |
|---|---|---|
| Coût licence | 57 600€/an | ~19 200€/an* |
| Modèle IA | Gemini 1.5 | GPT-4, Claude, Mistral |
| Agents personnalisés | Non | Illimités |
| Connexion aux données | Google Drive uniquement | Notion, Slack, HubSpot, Drive... |
| Contexte entreprise | Limité | Base de connaissances complète |
| Économies | - | 38 400€/an |
*Estimation basée sur Dust Pro à 29€/utilisateur/mois pour ~55 utilisateurs actifs (taux d'adoption réaliste de 27%).
"L'erreur classique est de penser en nombre de licences. Il faut penser en nombre d'utilisateurs actifs. Avec Dust, vous ne payez que pour l'usage réel, pas pour des sièges vides."
Pourquoi Dust est plus pertinent que Gemini
1. Un cerveau d'entreprise, pas des IA isolées
Avec Dust, vous créez une base de connaissances unifiée accessible à tous les agents :
- Documentation interne indexée et actualisée
- Historique des projets et décisions
- Process et méthodologies maison
- FAQ automatiquement enrichie
2. Des agents spécialisés par métier
Agent Commercial
Accès au CRM, historique client, fiches produits, argumentaires. Rédige des propositions personnalisées en contexte.
Agent Marketing
Connaît la charte éditoriale, les personas, l'historique des campagnes. Génère du contenu cohérent avec la marque.
Agent Support
Accès à la base de connaissances technique, tickets résolus, documentation produit. Répond en 30 secondes.
Agent RH
Procédures internes, conventions, FAQ collaborateurs. Répond aux questions récurrentes 24/7.
3. Connexion native aux outils métier
Dust s'intègre nativement avec votre stack :
- Google Workspace : Drive, Gmail, Calendar
- Notion : Pages, bases de données, wikis
- Slack : Messages, canaux, historique
- HubSpot : Contacts, deals, tickets
- GitHub : Code, documentation technique
4. Choix du modèle IA
Avec Dust, vous n'êtes pas enfermé dans un seul modèle :
- GPT-4o pour les tâches complexes de raisonnement
- Claude 3.5 pour la rédaction et l'analyse de documents
- Mistral Large pour la souveraineté des données sensibles
Scénarios de déploiement et ROI
Scénario 1 : PME de 50 personnes
Configuration actuelle
Business Standard (12€) + Gemini (24€) = 36€/user/mois
Coût annuel : 21 600€
Configuration optimisée
Business Starter (6€) + Dust Pro (~15 users actifs)
Coût annuel : 3 600€ + 5 220€ = 8 820€
Économie : 12 780€/an (59%)
Scénario 2 : ETI de 200 personnes
Configuration actuelle
Business Plus (18€) + Gemini Business (24€) = 42€/user/mois
Coût annuel : 100 800€
Configuration optimisée
Business Standard (12€) + Dust Enterprise (~60 users actifs)
Coût annuel : 28 800€ + 25 920€ = 54 720€
Économie : 46 080€/an (46%)
Scénario 3 : Déploiement progressif
Approche recommandée pour minimiser les risques :
- Mois 1-2 : Pilote avec 10-20 early adopters sur Dust
- Mois 3-4 : Création des premiers agents métier, formation
- Mois 5-6 : Extension à 50% des équipes, mesure ROI
- Mois 7+ : Déploiement complet, suppression licences Gemini
Retour d'expérience client
"En 4 mois, nous avons migré 180 collaborateurs de Gemini vers Dust. Non seulement nous économisons 35 000€/an, mais l'adoption est meilleure car les agents sont vraiment utiles au quotidien, contrairement à Gemini qui restait gadget."
— DSI, société de services 200 personnes
Guide de migration en 5 étapes
Étape 1 : Audit de l'usage actuel
Avant toute chose, mesurez l'utilisation réelle de Gemini :
- Consultez les rapports d'usage dans la console Admin Google
- Identifiez les utilisateurs actifs vs inactifs
- Listez les cas d'usage réellement adoptés
Étape 2 : Identification des use cases prioritaires
Classez les besoins par impact métier :
- Quelles équipes bénéficieraient le plus de l'IA ?
- Quels process sont les plus répétitifs ?
- Où se trouvent les goulots d'étranglement actuels ?
Étape 3 : Pilote Dust avec une équipe
Lancez un pilote de 30 jours :
- Sélectionnez 10-15 early adopters motivés
- Créez 2-3 agents ciblés sur leurs besoins
- Mesurez l'adoption et collectez les feedbacks
Étape 4 : Construction de la base de connaissances
Alimentez Dust avec vos données :
- Connectez Google Drive, Notion, Slack
- Indexez la documentation existante
- Créez les agents spécialisés par métier
Étape 5 : Déploiement et formation
Généralisez progressivement :
- Formez les managers et ambassadeurs
- Déployez équipe par équipe
- Supprimez les licences Gemini au fur et à mesure
Réponses aux objections courantes
"On perd l'intégration native Google"
Dust s'intègre parfaitement avec Google Workspace (Drive, Gmail, Calendar). L'expérience utilisateur reste fluide, avec en plus la connexion aux autres outils (Notion, Slack, HubSpot).
"C'est un outil de plus à gérer"
Dust remplace Gemini, il ne s'ajoute pas. Et contrairement à Gemini qui demande une adoption individuelle, Dust offre une interface unique pour tous les besoins IA de l'entreprise.
"Nos données sont plus sécurisées chez Google"
Dust est une entreprise française, hébergée en Europe, certifiée SOC 2. Les données ne sont jamais utilisées pour l'entraînement des modèles. La conformité RGPD est native.
"L'économie n'est pas si importante"
38 400€/an pour une PME de 200 personnes, c'est :
- 1 ETP junior pendant 1 an
- 2 ans de licence d'un outil métier
- Le budget formation IA de toute l'équipe
Conclusion : l'IA pour tous, sans le prix pour tous
L'approche "une licence IA par collaborateur" de Google est un modèle hérité du SaaS classique, inadapté à la réalité de l'IA générative. La plupart des utilisateurs n'ont pas besoin d'un accès permanent, mais d'une IA disponible quand ils en ont besoin.
Dust propose un modèle plus intelligent : une plateforme centralisée avec des agents spécialisés, accessible à tous, facturée à l'usage. Résultat : meilleure adoption, meilleur ROI, et économies substantielles.
Les 38 400€ économisés peuvent être réinvestis dans :
- La formation des équipes à l'IA
- Le développement d'agents personnalisés
- L'intégration avec d'autres outils métier
L'avenir de l'IA en entreprise n'est pas dans les licences individuelles, mais dans les plateformes intelligentes partagées.